Hmm, saya rasa harus ada modal kali ya? Bisa dari tabungan, pinjem ke bank, dsb. Modal ini akan dipakai untuk fee & akomodasi artis, production cost (sound system, ijin keamanan, konsumsi crew, dll).
Konsep event:
Tujuan event ini untuk apa? Iya, sih. Kebanyakan memang untuk mendatangkan pemasukan untuk si penyelenggara (nggak tau kalo event amal, lho ya).
Tapi masa mau nulis itu di proposal? Apalagi kalo mau minta bantuan sponsor.
Bikin tujuan yang sifatnya positif bagi masyarakat, misalnya, "Untuk memajukan kreativitas musisi kota A", atau "Untuk memuaskan dahaga masyarakat kota A akan hiburan", atau lainnya.
Pastikan sudah ada deal dengan artis bersangkutan (dan ini perlu modal awal), juga dengan venue. Sponsor enggan untuk men-support event yang konsep dan artisnya masih tentatif. Inilah pentingnya penentuan artis yang tepat, sehingga bisa meyakinkan sponsor, bahwa event ini memang layak dan menguntungkan buat brand exposure si sponsor tersebut. Artis yang dimaksud nggak harus kelas nasional. Bisa juga artis lokal yang punya basis massa yang baik. Asal bukan artis yang over exposed atau udah keseringan tampil.
Proposal ke sponsor harus mencakup:
1. Latar belakang & tujuan
2. Detail acara (nama event, tanggal, tempat, artis, rundown)
3. Budget produksi (jangan di-mark up. cantumkan apa adanya. karena sponsor yang sudah sering pegang event tentu sedikit banyak tau harga pasar. setelah di-total, cantumkan management fee/ ongkos kerja). Cantumkan juga berapa yang diminta dari sponsor. Jarang ada sponsor yang mau nanggung 100% biaya, kecuali kalo inisiatif event dari mereka sendiri.
Biasanya budget terdiri dari fee & akomodasi artis, sewa equipment, ijin keamanan, pawang hujan, pawang ular (ups!), fee design (penting!), dan biaya produksi material publikasi tetap harus dicantumin (spanduk, baliho, cetak tiket, iklan radio, majalah, dll), walau toh nantinya publikasi ditanggung sponsor. Terakhir, cantumin management fee.
4. Susunan kepanitiaan (nggak terlalu penting bagi sponsor. Nggak dicantumin juga nggak papa, kayaknya). Banyak EO yang berbobot yang hanya terdiri dari 1 atau 2 orang saja.
Pilih sponsor yang segmen market-nya sesuai dengan konsep event kita. Jangan ngajukan proposal ke Hemaviton kalo mau ngadain konser indie.
Intinya:
Sponsor harus bisa mendongkrak image event kita.
Event kita harus bisa mendongkrak image sponsor.
Setelah kerjasama sponsorship tercapai, EO biasanya akan buat kontrak dengan sponsor. Kontrak dengan artis seharusnya sudah ada sebelum kerjasama sponsorship dinegosiasi. Format kontrak biasanya disiapkan oleh sponsor.
Harapan artis?
Selain honor, promosi untuk band & album mereka, tentu. Dan untuk artis pemula, kebanggaan bahwa mereka bisa tampil di acara yang disponsori oleh si Anu.
Saya rasa itu yang saya tau. Mungkin Pak Igo bisa bantu manambahkan? Terutama sistem kerjanya yang akurat.
the best way to do is to do it
